Huấn luyện ban phục vụ 2

 Ban phục vụ

TỔ CHỨC HỌC TẬP (LS chương 3 tr 33)

 

I. Khái niệm

Học tập là điều rất cần thiết cho mỗi người. Vì thế, mọi người trong huynh đoàn nối tiếp tinh thần học hỏi của thánh Đaminh, chuyên cần siêng năng học hỏi về tinh thần dòng và vấn đề kỷ luật, nhất là các tập sinh. Tạo cơ hội cho mọi người được học hỏi, và tích cực tham gia vào các công tác trí thức, như là một nhiệm vụ và trách nhiệm của người đoàn viên. Điều này không miễn trừ cho bất cứ một thành viên nào trong huynh đoàn.

Việc huấn luyện nhằm giúp cho người đoàn viên Đaminh đạt tới sự viên mãn của đời sống Kitô giáo và đến sự trọn lành của đức ái. Việc huấn luyện này cũng giúp người giáo dân Đaminh thi hành sứ vụ tông đồ theo đoàn sủng Đaminh (LS mục 3 tr. 30).

 

II. Tầm quan trọng của việc học tập

Việc học tập là điều không thể thiếu được trong bất cứ thời đại nào. Muốn cho tập thể, cộng đồng thăng tiến, thì việc học tập là điều rất quan trọng. Nhờ việc học hỏi, con người mới nắm vững được kiến thức để sống cho tốt hơn. chúng ta chưa nói đến việc học cái gì, và học tập theo cách nào? Thế nhưng, ai cũng có thể nhận thấy việc học tập can hệ như thế nào cho đời sống mỗi người chúng ta.

- Đối với dòng anh em Giảng Thuyết, việc học tập rất được coi trọng. Ngay từ khi lập dòng, thánh Đaminh đã quan tâm nhiều đến việc học tập. Thánh Đaminh đã gửi anh em đến các đại học để thu thập kiến thức, hầu đáp ứng nhu cầu của thời đại. Trong hiến pháp, việc học hành cũng được coi như một hình thức khổ chế để nên thánh, anh em được khuyến khích học tập một cách chuyên cần.

- Noi gương thánh Đaminh và theo tinh thần dòng Giảng Thuyết, anh chị em giáo dân Đaminh hãy chuyên cần học tập để đạt tới sự chiêm niệm phong phú và có khả năng thi hành nhiệm vụ hiệu quả hơn (LS 21 tr. 30). Bởi vì có những công việc dòng rất cần sự cộng tác của anh chị em giáo dân; thế nên, chúng ta cùng chung sức học tập, để làm việc trên cánh đồng truyền giáo cho có kết quả hơn. Thật vậy, để làm việc cho có hiệu quả thì việc học tập rất cần thiết. Có học tập, chúng ta mới nắm bắt được những biến chuyển nhanh chóng của xã hội, có khả năng đọc được các dấu chỉ của thời đại. Điều quan trọng nhất đó là nhờ việc học tập, chúng ta có thể “đón nhận, suy tôn, giảng thuyết lời Chúa hiệu quả hơn”.

- Nhận thức được tầm quan trọng của việc học tập, mọi người hãy coi trọng, kiên trì và coi việc học tập như là một phương tiện để nên thánh. Việc học tập có thể thực hiện bằng những cách khác nhau, có thể bằng những buổi học tập như trong Luật Sống đã quy định hay bằng cách đọc những sách cần thiết để phục vụ cho sứ vụ loan báo Tin mừng. Tùy theo mức độ và hoàn cảnh cụ thể của mỗi người, anh chị em hãy chuyên tâm học hỏi cùng giúp nhau nên thánh giữa những biến chuyển phức tạp của xã hội hôm nay.

 

III. Các giai đoạn học tập

Việc học tập chia làm nhiều giai đoạn nhằm giúp cho người đoàn viên hội nhập dần dần với tinh thần dòng và từng bước tiếp thu các kiến thức, để xây dựng bản thân và thực hiện sứ vụ của dòng. Các giai đoạn huấn luyện được chia ra như sau:

 

1. Thỉnh sinh

Để được thu nhận vào tập, thỉnh sinh phải qua thời gian tối thiểu từ 6 tháng đến 1 năm. Thời gian này, thỉnh sinh sẽ được hỏi học về:

-  Lịch sử cứu độ;

-  Giáo lý về tín lý;

-  Ơn gọi và sứ mạng người Kitô hữu và giáo dân Đaminh;

-  Phương pháp đọc và suy niệm lời Chúa (Lectio Divina).

 

2. Tuyển sinh

Thời gian của năm tập từ 1 năm đến 2 năm. Đây là thời gian tập sinh thử nghiệm lối sống của dòng để thấm nhuần tinh thần Đaminh, và để cho dòng biết rõ thiện chí và khả năng của tập sinh. Tập sinh sẽ được học hỏi về:

-  Nhập môn kinh thánh

-  Giáo lý về các bí tích;

-  Luật sống huynh đoàn;

-  Phụng vụ Thánh lễ.

 

3. Hứa sinh

a. Tuyên hứa tạm

Đoàn viên tuyên hứa tạm là 3 năm, hoặc có thể kéo dài đến 9 năm, trước khi tuyên hứa vĩnh viễn. Trong thời kỳ này, anh chị em sẽ được học:

-  Tìm hiểu các sách Tin mừng;

-  Giáo lý về luân lý Kitô giáo;

-  Kinh phụng vụ;

-  Đời sống các thánh dòng.

Kết thúc từng giai đoạn, ứng sinh phải qua các kỳ thi với những môn đã được học hỏi, để tiến cấp cũng như qua các cuộc khảo hạch do ban huấn luyện đề ra, để chuyển lên các giai đoạn tiếp theo.

b. Tuyên hứa vĩnh viễn

Người đoàn viên còn phải trau dồi thêm các môn học khác sau khi đã tuyên hứa vĩnh viễn. Ta gọi đó là giai đoạn thường huấn. Nội dung tổng quát của huấn luyện thường xuyên là:

-  Các giáo huấn của hội thánh;

-  Lịch sử, truyền thống và những hướng dẫn của Dòng;

-  Tìm hiểu các dấu chỉ thời đại và văn hóa hôm nay;

-  Đào sâu những nội dung trong thời kỳ huấn luyện căn bản.

 

IV. Kết luận

Như chúng ta đã biết, việc học tập không những là điều cần thiết cho mọi người và mọi thời đại, mà đối với chúng ta nó còn là một phương tiện để nên thánh. Bởi đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng của tinh thần dòng. Vì thế, chúng ta hãy chuyên cần học hỏi hầu giúp cho mọi người có thể nhận biết Chúa Kitô, qua đó nhận ra tình thương của Thiên Chúa đối với loài người, nhất là những người lầm lạc chưa nhận ra Thiên Chúa là nguồn chân lý mà họ cần khám phá và theo đuổi.

 

7. CÔNG TÁC TÔNG ĐỒ TRUYỀN GIÁO XÃ HỘI

Để tham gia vào sứ vụ tông đồ của dòng anh em Giảng Thuyết, người giáo dân Đaminh cần rèn luyện và trau dồi một tinh thần tông đồ mà Luật Sống đề ra cho chúng ta như sau:

 

I. NHỮNG NÉT CHÍNH CỦA TINH THẦN TÔNG ĐỒ ĐAMINH

1. Phát huy đặc biệt sứ vụ ngôn sứ của người Kitô hữu

Là người Kitô hữu, qua bí tích thanh tẩy, chúng ta trở thành một phần thân thể trong nhiệm thể Chúa Kitô và mặc nhiên trở thành người tông đồ. Chúng ta có nhiệm vụ làm cho nhiệm thể Chúa Kitô được tăng trưởng, cho tới ngày Chúa lại đến bằng cách thực thi ba sứ vụ ngôn sứ, tư tế, vương giả mà Chúa Kitô trao ban. Nay được ơn gọi là giáo dân Đaminh, chúng ta chú tâm sống và thực thi sứ vụ ngôn sứ một cách đặc biệt, vì được tham gia vào đoàn sủng của gia đình Đaminh là Giảng Thuyết. Dòng lãnh nhận sứ mạng rao truyền lời Chúa đến cho tha nhân (LS 12 tr. 11). Mọi phần tử trong gia đình Đaminh, trong đó có cả giáo dân chúng ta phải tự chuẩn bị và tận dụng mọi cơ hội để rao truyền lời Chúa (xc Tinh thần và đoàn sủng dòng AETG III.4).

2. Nêu cao đời sống chứng tá

Noi gương thánh tổ phụ Đaminh và các thánh dòng, trong tinh thần hiệp thông huynh đệ, người giáo dân Đaminh dùng chính đời sống của mình làm chứng cho Tin mừng (LS 5 tr. 10). Như lời đức Phaolô VI đã nói: Ngày nay người ta thích nghe chứng nhân hơn là thầy dạy. Mà nếu người ta nghe lời thầy dạy, vì trước đó người dạy đã là chứng nhân.

3. Quan tâm tới những mục tiêu tông đồ chính yếu ngày nay của giáo hội

Việc tông đồ của người Đaminh là đồng hành với giáo hội khám phá ra nhu cầu thực sự và thâm sâu của con người, để loan báo ơn cứu độ của Thiên Chúa. Mỗi thời đại, con người có những nhu cầu riêng cần đáp ứng. Chúng ta cần nhạy bén nhận ra những dấu chỉ đó theo sư hướng dẫn của giáo hội để rao giảng Tin mừng cho họ (LC 6 tr. 10).

4. Hoạt động tông đồ phải phát xuất từ đời sống chiêm niệm phong phú.

Cội rễ và nguồn mạch tông đồ là Chúa Kitô. Việc chúng ta hiện diện và hoạt động tông đồ nơi trần thế trước hết phải có động lực nơi Thiên Chúa và tình yêu đối với Người hơn là bất cứ lý do trần tục nào. Nhờ đời sống chiêm niệm, chúng ta tìm ý Chúa trong mọi việc làm, chiêm ngắm Chúa qua mọi người nam cũng như nữ, và phán đoán đúng ý nghĩa và giá trị đích thực của cải vật chất (LS 7 tr. 10).

5. Làm việc tông đồ mang tính cách cộng đoàn

Khi làm việc tông đồ, anh chị em cùng bàn thảo, lên kế hoạch và cùng nhau thực hiện trong tinh thần đồng trách nhiệm (LS 27 tr. 31).

6. Làm việc tông đồ có tính cách phổ quát

Chúng ta làm việc tông đồ không chỉ có giới hạn trong nội bộ huynh đoàn hay địa phương mình, mà còn mở rộng đến giáo hạt, giáo phận và đến với giáo hội hoàn vũ (LS 28 tr. 31).

7. Hợp tác làm việc tông đồ với mọi thành phần

Người tông đồ Đaminh khi thi hành sứ vụ không được loại trừ ai, nhưng sẵn sàng cộng tác với mọi thành phần: các tu sĩ nam nữ, các đoàn thể, những người thành tâm thiện chí ... và nhất là lắng nghe cha xứ, vị linh hướng chỉ dẫn.

 

II. HUẤN LUYỆN TINH THẦN TÔNG ĐỒ

Để đạt được tinh thần tông đồ vừa nêu trên, mỗi người giáo dân Đaminh cần trau dồi những yếu tố sau:

1. Làm việc cộng đoàn

Cộng đoàn là môi trường thuận tiện cho việc huấn luyện. Đức Kitô đã thành lập cộng đoàn những người tin, nên cộng đoàn chính là môi trường thuận tiện cho việc huấn luyện. Cộng đoàn là nơi chúng ta chia sẻ cảm nghĩ riêng tư, lắng nghe nhận định người khác, khám phá những kinh nghiệm mới, giúp chúng ta tháo gỡ những khó khăn và biến đổi cuộc đời chúng ta (TH Avila số 93).

2. Chiêm niệm

Việc tông đồ của chúng ta được bền bỉ và phát sinh nhiều hiệu quả hay không là nhờ tương quan sống động của chúng ta với Thiên Chúa. Nhờ việc kết hợp với Chúa, khi chu toàn trách nhiệm trần thế - giữa mọi hoàn cảnh của cuộc sống - chúng ta không xa lìa Thiên Chúa nhưng gắn bó với Người hơn.

3. Học tập

Đây là một trong những phương tiện nên thánh của dòng. Chúng ta chuyên cần học tập để thấm nhuần lời Chúa, đạo lý truyền thống của giáo hội và của dòng, lòng nhiệt thành của anh chị em Đaminh qua các thế kỷ trong việc mở mang nước Chúa.

4. Noi theo mẫu gương hoạt động tông đồ của thánh phụ Đaminh

Đối với người giáo dân Đaminh, đời sống của thánh Đaminh phải là mẫu mực tối thượng cho đời tông đồ của mình. Truyền thống lưu lại rằng thánh tổ phụ chỉ nói với Chúa và về Chúa. Người nói về Chúa khi rao giảng, nói với Chúa mọi nơi mọi lúc để cầu cho kẻ có tội, người nghèo, người bất hạnh.

 

III. NHỮNG ĐƯỜNG HƯỚNG TÔNG ĐỒ CỦA GIÁO DÂN ĐAMINH

1. Tông đồ trong môi trường xã hội

Đem tinh thần Kitô giáo thấm nhuần tư tưởng - phong tục - luật lệ và cơ cấu của cộng đồng nơi họ sống như:

a. Tích cực xây dựng tinh thần đoàn kết, thương yêu và công bằng trong chính môi trường sống.

b. Mạnh dạn và can đảm bênh vực phẩm giá con người, chống lại những tiêu cực, nhất là quan tâm đến những vấn đề xã hội tại địa phương mình. Chúng ta đặc biệt thương cảm thực sự đến những người nghèo, đau khổ, đấu tranh cho tự do, cổ võ công lý hòa bình.

2. Tham gia các chức vụ phục vụ giáo xứ

Hội đồng mục vụ, ban điều hành các đoàn thể, giáo lý viên.

3. Cộng tác vào việc truyền giáo cho anh chị em lương dân

Bằng những bước làm quen, gặp gỡ, trao đổi với họ. Rồi đi đến giai đoạn dạy họ giáo lý hoặc giới thiệu cho người có trách nhiệm dạy dỗ.

4. Ưu tiên cho các công tác tông đồ chuyên biệt của Dòng

Hướng đến việc cải thiện hoặc thăng tiến tinh thần con người như: khuyên bảo, giảng dạy, an ủi, giáo dục, viết lách … Đó là cách thực hành ơn đoàn sủng giảng thuyết của dòng đúng nghĩa.

8. CÁCH THỨC LÀM SỔ SÁCH

I. Khái niệm về sổ sách huynh đoàn

Căn cứ theo giáo luật điều 301,1, huynh đoàn giáo dân Đaminh là một hiệp hội công. Đó là một hiệp hội được thành lập do các vị có thẩm quyền. Huynh đoàn giáo dân Đaminh có đầy đủ tư cách pháp nhân, được điều hành và quản trị do một ban phục vụ được bầu hợp pháp theo Luật Sống người giáo dân Đaminh, và là một cộng đoàn được tổ chức chắt chẽ theo hệ thống từ tỉnh dòng xuống đến các huynh đoàn giáo xứ. Do vậy, để thuận lợi cho công tác hiệp thông và chia sẻ sứ vụ dòng, mỗi huynh đoàn phải thực hiện đầy đủ các loại sổ sách (LS 78 tr. 49).

II. Sự quan trọng và cần thiết của sổ sách

Căn cứ vào sổ sách của huynh đoàn, chúng ta có thể đánh giá ngay được sức sống Đaminh của huynh đoàn đó.

Mỗi huynh đoàn là một cộng đoàn được thành lập và phát triển theo thời gian, mọi hoạt động của huynh đoàn phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách.

Sổ sách là tư liệu khách quan và sống động, là tiền đề cho việc thăng tiến huynh đoàn.

Vì những lý do trên mà mỗi thành viên trong ban phục vụ được phân công, đảm trách công tác chuyên biệt nào, phải thực hiện đầy đủ sổ sách trong lãnh vực của mình, góp phần vào việc điều hành chung huynh đoàn.

III. Nguyên tắc lập sổ sách

Đối với huynh đoàn giáo dân Đaminh, công tác lập sổ sách là một bổn phận, trách nhiệm không thể thiếu của mỗi thành viên đảm trách công tác chuyên biệt.

Sổ sách có tính lưu giữ lâu dài trong công hàm huynh đoàn, là tư liệu sống động khi có nhu cầu tham khảo hay sưu tra cho những công việc phát sinh, nhất là về ơn ích thiêng liêng cho đoàn viên.

Vì những nhu cầu cấp thiết trên, việc lập sổ sách đòi buộc phải đạt được những tính năng sau:

1.     Sổ sách phải được ghi chép đầy đủ, có tính khách quan.

2.     Sổ sách có giá trị phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền liên hệ.

3.     Trình bày có mỹ thuật, cập nhật đúng lúc.

4.     Mẫu sổ phải thích hợp cho từng công tác.

5.     Phải sạch sẽ, rõ ràng và được lưu giữ cẩn thận.

 

IV. Phân loại sổ sách của huynh đoàn

Sổ sách huynh đoàn ghi chép và lưu giữ lại tất cả những quyết định chung của huynh đoàn, nhằm phục vụ cho ơn gọi người giáo dân Đaminh đạt hiệu quả cao.

Sổ sách của huynh đoàn được phân làm hai loại sau:

a. Những loại phải thực hiện

1. Sổ tiểu sử của huynh đoàn do đoàn trưởng ghi chép và giữ đầy đủ các đơn xin thành lập, thư chấp nhận của bề trên và giám mục, hình ảnh các cha linh hướng, các ban phục vụ ...

2. Sổ nhân danh (do đoàn phó phụ trách cổ võ ơn gọi lưu giữ và cập nhật): ghi đầy đủ các chi tiết về cá nhân từng đoàn viên như tên thánh tên họ, năm sinh, nơi ở ngày thâu nhận, ngày vào tập, tuyên hứa, ngày tuyên hứa trọn đời, ngày qua đời... (nếu cần ta có thể thêm cột hình ảnh, ngày chuyển đến ngày chuyển đi, và các ghi chú khác)

3. Sổ biên bản (do thư ký thực hiện và lưu giữ): ghi chi tiết các diễn biến trong những buổi họp của huynh đoàn, các chi, các nhóm...

4. Sổ quỹ và sổ tài sản (do thủ quỹ cập nhật và lưu giữ).

5. Sổ ân nhân huynh đoàn (nếu có) cũng do thủ quỹ cập nhật và lưu giữ.

b. Những loại nên thực hiện

1.     Sổ nhật ký do thư ký cập nhật và lưu giữ.

2.     Sổ kế hoạch bác ái xã hội, do ủy viên bác ái xã hội cập nhật và lưu giữ.

3.     Sổ kế hoạch học tập, do huấn đức cập nhật và lưu giữ.

4.     Sổ kế hoạch tông đồ, do ủy viên tông đồ cập nhật và lưu giữ.

5.     Sổ kế hoạch phát triển đoàn viên nhất là giới trẻ, do đoàn phó phụ trách.

V. Kết luận

Vì là một cộng đoàn có tư cách pháp nhân, do đó việc cập nhật và lưu giữ sổ sách trong huynh đoàn là việc làm cần thiết và quan trọng, và nên nhớ rằng công tác quản trị nhân sự và điều hành mọi hoạt động của huynh đoàn, không phải chỉ đề ra hay lên kế hoạch trong sổ sách, mà điều quan trọng là phải thực hiện cho được kế hoạch mà các thành viên trong huynh đoàn nhất trí đề ra.

Mỗi thành viên trong ban phục vụ huynh đoàn phải quyết tâm và nỗ lực thực hiện cho được nhiệm vụ chuyên biệt, đảm trách sổ sách trong công việc của mình đã được quy định để gìn giữ, bảo tồn và phát triển huynh đoàn.

9. TỔ CHỨC NGUYỆT HỘI

 

I. Ý nghĩa và mục đích

Một trong những cách thể hiện đời sống cộng đoàn của các thành viên huynh đoàn chúng ta, là kiên trì tham gia các buổi họp mặt và kiểm thảo hằng tháng hay còn gọi là nguyệt hội. Đây là buổi họp định kỳ dưới sự chủ tọa của vị linh hướng và đoàn trưởng để anh chị em:

a. Học hỏi về tu đức, kỷ luật, tinh thần dòng.

b. Kiểm điểm đời sống, và bàn bạc thi hành các công tác.

c. Cầu nguyện cho các anh chị em dòng, thân nhân và ân nhân còn sống và đã qua đời ...

Chính vì vậy, tất cả các thành viên huynh đoàn, kể từ khi vào tập, phải chuyên cần tham dự buổi nguyêt hội này, qua đó, nói lên lòng trung thành của mỗi đoàn viên đối với huynh đoàn và với dòng.

 

II. Pháp lý

Khi một huynh đoàn được thành lập hợp lệ, thì có tư cách pháp nhân (xc.GL 313) và có quyền có những quy tắc về điều hành, hội họp ... (xc.GL 309).

Luật Sống số 80 trang 49 qui định:

1. Hằng tháng, mỗi huynh đoàn phải tổ chức một buổi hội dưới sự chủ tọa của vị linh hướng và đoàn trưởng, và đòi buộc tất cả các đoàn viên, kể từ khi vào tập phải tham dự đông đủ.

2. Tùy nhu cầu và hoàn cảnh, đoàn trưởng có thể tổ chức buổi nguyệt hội theo từng chi hoặc nhóm.

 

III. Nghĩa vụ

1. Đối với các thành viên

Là một phần tử trong huynh đoàn, mỗi người phải luôn ý thức về ơn gọi giáo dân Đaminh của mình, và hiểu rằng các yếu tố làm nên đời sống tinh thần Đaminh là: học tập, cầu nguyện, đời sống chung, và giảng thuyết (LS 4 tr. 9).

Hằng ngày hoặc hằng tuần, chúng ta vẫn gặp nhau để đọc kinh, cầu nguyện, học tập, hoạt động tông đồ. Nhưng chúng ta vẫn phải có nghĩa vụ tham dự buổi nguyệt hội. Đây không phải là buổi sinh hoạt bình thường, mà là buổi họp mặt có tính pháp lý. Tinh thần buổi họp vừa có tính cách gặp gỡ và chia sẻ huynh đệ, vừa có tính cách học tập và vừa có tính cách cầu nguyện cho nhau để mỗi người được thăng tiến trên đường trọn lành của đức ái (LS 8 tr. 10. LS 15 tr. 28).

Sự chuyên cần tham dự buổi họp này được đánh giá như sự trung thành của mỗi đoàn viên đối với dòng. Đồng thời, sự vắng mặt không có lý do chính đáng và không thông báo cho ban phục vụ biết, được coi như lỗi kỷ luật nghiêm trọng đến cộng đoàn, và thiếu ý thức trách nhiệm về ơn gọi (LS 81 tr. 49).

2. Đối với đoàn trưởng và ban phục vụ

Vì buổi nguyệt hội có tầm mức quan trọng về đời sống huynh đệ, học hỏi tinh thần dòng, cầu nguyện và điều hành, để đẩy mạnh công tác tông đồ cũng như các sinh hoạt khác, nên đoàn trưởng và ban phục vụ ý thức trách nhiệm của mình trong việc tổ chức buổi nguyệt hội này cho hợp lý về ngày, giờ, địa diểm để mọi người có thể tham dự đông đủ và thoải mái, sinh động bằng cách:

Soạn chương trình và chuẩn bị nội dung buổi nguyệt hội sao cho nghiêm túc.

Thông báo cho các đoàn viên biết sớm về thời gian tổ chức nguyệt hội để họ sắp xếp công việc.

 

IV. Chương trình

Tùy hoàn cảnh nhân sự, thời gian, trình độ, mỗi huynh đoàn có thể lên một chương trình cho thích hợp, tuy nhiên chúng ta nên dựa vào chương trình đã được Luật Sống đề ra:

Khai mạc: Hát kinh Chúa Thánh Thần

Đọc lời Chúa (chọn bài tùy ý thích hợp cho nội dung buổi họp hoặc lấy bài Tin mừng của Chúa nhật kế tiếp).

Nếu buổi nguyệt hội tổ chức sau giờ kinh phụng vụ thì bỏ hai phần này.

Cha linh hướng gặp gỡ các thành viên để hướng dẫn giáo lý tu đức hoặc giảng dạy về đạo lý hay tinh thần dòng.

Nơi nào cha linh hướng bận không thể gặp gỡ anh chị em được, vị huấn đức dựa vào thư luân lưu của cha đặc trách, đọc và dẫn giải cho các thành viên.

Báo cáo và kiểm điểm các công việc của từng ban hay chi, hoặc nhóm trong tháng qua. Những người có nhiệm vụ trình bày phải làm mục này với ý thức trách nhiệm, tránh những báo cáo chung chung hoặc kiểm điểm theo hình thức bên ngoài. Phải coi công việc thông tin này như một sự trả lẽ với Chúa và cộng đoàn về những việc được cộng đoàn trao phó. Nếu chúng ta làm được những gì, thì đó là ơn Chúa ban, nhờ lời cầu nguyện và trợ giúp của tất cả anh chị em cũng như sự hy sinh, nỗ lực của cá nhân mình, để cộng đoàn cùng chúc tụng, cảm tạ Chúa. Nếu có những gì chúng ta chưa thực hiện hoặc thực hiện còn thiếu xót, thì xin Chúa ban thêm ơn, xin cộng đoàn cùng cầu nguyện và tất cả cùng sám hối.

Bàn thảo kế hoạch công tác của huynh đoàn trong tháng tới, nhất là công tác tông đồ để sống đúng ơn gọi Đaminh của mình. Vị có trách nhiệm, phân công cụ thể hợp người hợp việc trong thời gian rõ ràng, và khuyến khích mọi anh chị em luôn vui tươi lãnh nhận trách nhiệm công tác.

Linh tinh. Trong phần này, tránh những câu nói làm mất tình đoàn kết, và đức ái. Tuy nhiên phải thẳng thắn và chân thành góp ý xây dựng trong tế nhị và tôn trọng.

Nghi thức sám hối. Mời cha linh hướng chủ sự, nếu không thì đoàn trưởng đảm nhiệm.

 

KẾT LUẬN

Tóm lại, khi trở thành phần tử của huynh đoàn Đaminh, chúng ta phải biết quý trọng giờ nguyệt hội. Trước hết, đó là một trong những bổn phận chính của giáo dân Đaminh. Chúng ta phải chuyên cần tham dự, và khi tham dự phải có tinh thần và thái độ tích cực trong khi bàn bạc mọi công việc, và sẵn sàng lãnh nhận trách nhiệm được giao. Anh đoàn trưởng và ban phục vụ cần chuẩn bị trước chương trình và tổ chức giờ nguyệt hội, sao cho linh động và có hiệu quả thực sự, để mọi phần tử tham dự cảm thấy phấn khởi sống ơn gọi Đaminh của mình cách phong phú hơn.

10. ĐIỀU HÀNH MỘT BUỔI HỌP

Trong một tập thể, việc thường xuyên tổ chức các phiên họp là vấn đề cần thiết và không thể thiếu. Trong huynh đoàn cũng thế, đây là một nhiệm vụ mà các thành viên ban phục vụ các cấp phải tuân hành đúng với chức năng của mình, để giúp cho công việc điều hành trong huynh đoàn được tiến hành tốt đẹp.

Muốn cho một buổi họp có kết quả, các thành viên cần nắm vững nội dung phiên họp và thấu hiểu các vấn đề, tích cực đóng góp ý kiến xây dựng để buổi họp được thành công.

I. Chương trình của phiên họp

- Nội dung của phiên họp

- Nêu rõ những điểm cần thảo luận.

- Có nhận xét chung về những sự việc của anh chị em báo cáo.

- Xác định giá trị của từng vấn đề, có đóng góp phê bình.

- Có chương mục rõ ràng thì người tham dự tiếp thu càng nhanh, họ sẽ có những sáng kiến hay để đóng góp tích cực.

- Phân chia các mục theo từng giai đoạn và giải quyết theo thứ tự ưu tiên.

- Yếu tố cần thiết là tạo bầu khí buổi họp vui vẻ hòa nhã, có sự cảm thông, để mọi người cảm thấy hài lòng, cởi mở, qua đó họ sẽ quyết tâm thực hiện những gì đã nêu ra trong phiên họp.

II. Điều hành phiên họp

Điều hành một phiên họp thực chất là quản lý ba lãnh vực sau đây:

- Quản lý tiến trình.

- Quản lý thời gian.

- Quản lý con người.

1. Tiến trình

- Người chủ tọa nên xác định đúng mục tiêu phiên họp.

- Xem xét các mục tiêu đưa ra, coi hướng thảo luận có đi ra ngoài vấn đề chính hay không.

- Luôn nhắc nhở mục tiêu cuộc họp và chủ đề đang bàn đến, khi thấy đã có sự nhất trí của đa số các người tham dự, thì có quyền kết thúc vấn đề.

- Cách hay nhất để chấm dứt một chủ đề là vị chủ tọa nên gút lại, tóm lược rồi kết thúc.

2. Thời gian

- Một chiếc đồng hồ chạy đúng cộng thêm là sự quyết tâm.

- Người chủ tọa, khi đúng giờ thì báo cho các thành viên biết giờ họp bắt đầu. Tuy nhiên cũng cần lưu ý những người đến muộn, hay đi trễ giờ quy định.

- Thời lượng cho mỗi chủ đề được ấn định rõ ràng, nên ghi vào chương trình và mọi người cùng tôn trọng. Tùy theo tầm mức quan trọng của mỗi chủ đề mà ta ấn định thời lượng sao cho phù hợp.

- Quy định thời gian bế mạc và giữ cho đúng để kết thúc phiên họp. Như thế, người tham dự sẽ luôn luôn hài lòng.

3. Con người

- Phiên họp là một buổi thảo luận để đưa một vấn đề nào đó đi đến một sự thống nhất chung. Nhiều ý kiến đóng góp cho một kế hoạch, những kinh nghiệm bổ sung cho nhau sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ vấn đề, sự hiện diện đông đủ của các thành viên là yếu tố chính của buổi họp.

- Tránh tranh cãi gây mâu thuẫn, luôn tạo sự hòa hợp chung với nhau, biết cởi mở, đóng góp ý kiến trong tinh thần xây dựng, luôn giữ cho bầu khí được thoải mái nhưng trật tự, tránh gây căng thẳng khiến cho buổi họp đi đến bế tắc.

- Tạo điều kiện và động viên tinh thần cho những người ít phát biểu, giúp họ can đảm mạnh dạn đóng góp. Cũng có thể vì bực tức một vấn đề gì mà họ muốn phát biểu, thì vị chủ tọa nên tìm hiểu rõ nguyên do.

- Chủ tọa tránh nói nhiều, vì có khi một vấn đề được lập đi lập lại nhiều lần. Khi ngắt lời người đang nói, nên lịch sự và tránh tình trạng có người ba hoa chiếm lĩnh diễn đàn.

III. Chỗ ngồi trong phiên họp

- Sắp xếp chỗ ngồi cho các thành viên tham dự sao cho phù hợp với họ.

- Nếu có sự mâu thuẫn giữa một số thành viên thì không nên cho họ ngồi đối diện nhau.

- Nên xen kẽ vào đó một số thành viên có tư tưởng ôn hòa, điềm tĩnh để tạo bầu khí hòa nhã, vui vẻ và hiểu biết nhau cùng nhận ra những ý kiến xây dựng có ích cho cộng đoàn.

- Các mẫu người sau đây thường gặp trong buổi họp: Hay cãi, tích cực, biết hết, thao thao, nhút nhát, chống đối.

- Tùy theo sự khôn khéo và linh động, người chủ tọa điều hành phiên họp sao cho có kết quả khả quan, người tham dự ra về trong sự phấn khởi, biết tin tưởng dựa vào tập thể, cùng nhau tích cực xây dựng công việc chung.

 

Câu hỏi

1. Trong một tập thể, cần có những buổi họp để làm gì?

2. Điều hành một phiên họp cần có những yếu tố nào?

3. Thế nào là quản lý tiến trình?

4. Yếu tố thời gian giúp cho phiên họp những ích lợi nào?

5. Quản lý con người như thế nào trong buổi họp để đạt được kết quả tốt?

 

11. TỔ CHỨC THU NHẬN VÀ TUYÊN HỨA

 

I. Khái niệm chung

Việc tổ chức các nghi thức thu nhận và tuyên hứa là một sinh hoạt thường xuyên trong mỗi huynh đoàn. Bởi vậy, ban phục vụ phải làm sao tổ chức cho trang trọng theo đúng tinh thần luật sống đã quy định. Ngoài ra, đối với mỗi đoàn viên, các giai đoạn tiến cấp đều là những chặng mốc kỷ niệm và ảnh hưởng lớn cho một đời theo đuổi ơn gọi và sứ vụ của người giáo dân Đaminh. Cho nên, chúng ta cũng không thể coi thường những nghi thức này, mà phải trân trọng, làm tất cả những gì có thể, cho buổi lễ được sốt sắng và nói lên ý nghĩa đích thực của nó.

II. Điều kiện cần thiết phải có trước khi tổ chức

1. Đối với giai đoạn thỉnh sinh

Theo tinh thần Luật Sống 35 tr. 34, để gia nhập huynh đoàn, ứng sinh phải có những điều kiện sau:

- Phải làm đơn tình nguyện gia nhập huynh đoàn (có mẫu sẵn).

- Phải là người Công giáo đang hiệp thông với giáo hội, có thiện chí, có khả năng tham gia vào các hoạt động tông đồ và bền tâm theo ơn gọi Đaminh.

- Không bị khai trừ khỏi huynh đoàn hay thuộc một dòng ba nào khác.

- Tuổi từ 18-75.

- Thỉnh sinh phải qua một thời gian tiền tập tối thiểu là 6 tháng, để học tập tìm hiểu về ơn gọi và sứ vụ Đaminh.

2. Đối với giai đoạn tập sinh

Thỉnh sinh đã qua giai đoạn tìm hiểu ơn gọi và sứ vụ Đaminh, cảm thấy có thể theo đuổi ơn gọi, đương sự sẽ chuẩn bị giai đoạn tập sinh và cũng có những điều kiện sau (LS 37 tr. 35):

- Hai tháng trước khi chính thức bước vào năm tập, vị huấn đức sẽ giới thiệu đương sự với ban phục vụ. Ban phục vụ sẽ quyết định thâu nhận bằng phiếu kín với số phiếu quá bán.

- Nếu còn vấn đề gì chưa ổn, ban phục vụ sẽ tham khảo ý kiến với vị linh hướng để đưa ra quyết định cuối cùng được kết quả tốt đẹp.

- Khi các điều kiện trên đã thông qua, huynh đoàn tổ chức nghi thức thu nhận cho đương sự.

- Khi được thu nhận vào năm tập, tập sinh bắt đầu làm quen với lối sống của huynh đoàn. Đây là giai đoạn khá quan trọng để tập sinh tìm hiểu mình có thực sự cảm nhận được ước muốn theo đuổi ơn gọi và sứ vụ của người giáo dân Đaminh hay không. Đồng thời cũng là thời kỳ để huynh đoàn thẩm định chí hướng và khả năng của tập sinh để quyết định cho giai đoạn tuyên hứa sắp tới.

-Tập sinh phải qua năm tập trong thời gian tối thiểu là 1 năm tối đa là 2 năm. Sau thời kỳ này, nếu đương sự không tuyên hứa vì bất cứ lý do gì, kể như không thuộc về dòng nữa (LS 44 & 3 tr. 37).

3. Giai đoạn tuyên hứa sinh

Sau một thời gian (tối thiểu là 3 năm, tối đa là 9 năm), đương sự đã dần dần cảm nghiệm được ơn gọi và sứ vụ của dòng. Ban phục vụ tạo mọi điều kiện để giúp cho các anh chị em hoàn thành tốt ơn gọi bằng cách khích lệ, và tạo thuận lợi cho việc học hỏi tiến cấp cũng như phát triển khả năng chuyên môn, đời sống thiêng liêng và tu đức. Khi đương sự cảm thấy thấm nhuần được tinh thần và ơn gọi của dòng, họ sẽ làm đơn và ban phục vụ bỏ phiếu kín để chấp nhận cho đương sự tuyên hứa vĩnh viễn.

III. Tổ chức thu nhận và tuyên khấn

Việc tổ chức thu nhận và tuyên hứa theo tinh thần Luật Sống, xin được lưu ý mấy điểm sau:

1. Tổ chức tĩnh tâm: Chủ đề cần nhấn mạnh đến ơn gọi và sứ vụ của dòng - đời sống chung - sứ vụ tông đồ - hiệp thông huynh đệ.

2. Tập dợt: Vị huấn đức sẽ tập dợt sao cho các ứng sinh nhuần nhuyễn mọi động tác, nghi thức, các câu thưa đáp trong lúc tiến hành nghi lễ thu nhận hoặc tuyên hứa.

3. Nghi thức thu nhận: Đề nghị làm trong Thánh lễ - sau bài giảng - nếu vì lý do bất khả kháng mới làm ngoài Thánh lễ.

4. Cần có sự hiện diện của vị linh hướng và đoàn trưởng. Trường hợp không có vị linh hướng thì đoàn trưởng có thể đóng vai chủ sự (LS 46,47 tr. 37-38).

5. Tùy số người gia nhập hoặc tuyên hứa, ta có thể sắp xếp hàng ngũ cho có thứ tự, để buổi lễ có trật tự và thêm phần trang trọng. Chúng ta có thể chia làm 3 thành phần để tổ chức 3 nghi lễ khác nhau:

- Trước hết là nghi lễ thu nhận các anh chị em vào nhà tập.

- Kế đến là nghi lễ tuyên hứa lần thứ nhất, lần hai cho những anh chị em ở giai đoạn tuyên hứa.

- Cuối cùng là nghi lễ tuyên hứa vĩnh viễn. (Để thêm phần trang trọng và ghi dấu sâu đậm nơi các anh chị em tuyên hứa vĩnh viễn, chúng ta có thể tổ chức cho từng anh chị em với nến sáng trên tay khi đọc lời tuyên hứa).

IV. Kết luận

Việc tổ chức thu nhận và tuyên hứa đã được trình bày như trên để chúng ta cùng quan tâm tổ chức cho tốt. Nghi lễ thu nhận và tuyên hứa đối với mỗi người là một cột mốc đánh dấu quan trọng trong bước đường theo Chúa qua thánh phụ Đaminh. Vì vậy, mỗi huynh đoàn cần quan tâm đặc biệt, cố gắng triển khai cụ thể, để buổi lễ được trật tự, trang nghiêm và sốt sắng.

12. TỔ CHỨC CÁC NGÀY LỄ LỚN

I. Khái niệm chung

Trong phạm vi sinh hoạt của huynh đoàn các cấp, chúng ta thường có những dịp phải tổ chức các buổi lễ. Để đi vào khuôn khổ và có tính thống nhất, đồng bộ; chúng tôi xin được gợi ý một số nét trong việc tổ chức những cuộc lễ lớn, giúp cho việc tổ chức các buổi lễ thêm phần trang trọng, tránh những vấp váp có thể xảy ra; và nếu có thể xảy ra thì cũng hạn chế tối đa.

 

II. Vấn đề cụ thể

Để tổ chức một cuộc lễ lớn cần lưu ý những điểm sau đây:

1. Phải có một ban tổ chức

Trước hết, chúng ta cần lập một ban tổ chức cho buổi lễ. Thông thường, ban tổ chức là những thành viên trong ban phục vụ. Trưởng ban sẽ là đoàn trưởng và kế đến là những thành viên trong ban phục vụ, giữ những vai trò trong ban tổ chức, dưới quyền điều hành của trưởng ban.

2. Họp bàn lên kế hoạch

Ban tổ chức sẽ có một cuộc họp bàn về ngày lễ mình sắp tổ chức. Kế hoạch sẽ được dự trù như sau:

- Thời giờ tổ chức lễ.

- Địa điểm sinh hoạt.

- Trao đổi và xin ý kiến đấng bản quyền, ban hành giáo sở tại.

- Giấy phép tổ chức lễ.

- Dự trù kinh phí.

- Khách mời. Thông báo đến các đơn vị trực thuộc.

- Tiệc tùng khoản đãi ...

 3. Phân công, phân nhiệm

Khi kế hoạch buổi lễ đã được phác thảo và đưa đến nhất trí chung. Ta sẽ phân công phân nhiệm, phần này rất quan trọng, vì nó là phần triển khai và áp dụng cụ thể. Nếu phần phân công phân nhiệm mà bế tắc, chắc chắn buổi lễ sẽ không trôi chảy tốt đẹp.

Việc phân công phân nhiệm xin gợi ý như sau:

- Trưởng ban tổ chức: bao quát chung.

- Một phó ban chịu trách nhiệm về phụng vụ nghi lễ.

- Một phó ban kiêm khánh tiết, trang trí.

- Một phó ban chịu trách nhiệm về in ấn, xin phép và chuyển thư mời đến quý khách.

- Một ban lo về ẩm thực, giải khát.

- Một ban lo về y tế, vệ sinh.

- Một ban lo về trật tự, giữ xe, phân phối bảng chỉ định từng đơn vị, thành phần tham dự được quy định vào chỗ ngồi hẳn hoi.

 

 III. Triển khai công việc

1. Trưởng ban tổ chức

Thường là đoàn trưởng. Người này có nhiệm vụ tổng quát trong buổi lễ, đôn đốc những thành phần cấp dưới làm tốt nhiệm vụ được trao. Liên hệ chặt chẽ với cha xứ - ban hành giáo để họ có hướng giúp đỡ. Luôn xem xét, thúc giục và thẩm định xem công việc đã tiến tới đâu và những gì cần phải bổ sung, để có thể quyết định mau chóng, cho công việc được tiến hành đều đặn, đưa đến kết quả như đã dự trù. Phải biết quán xuyến tiên liệu mọi tình huống, mọi công việc, đừng như kẻ thụ động, chỉ biết ký tên mà không hiểu gì về công việc.

Biết soạn thảo diễn văn chào mừng và cám ơn trong buổi lễ. Nếu có người soạn cho, phải biết có ý kiến chỉ đạo, đừng chỉ biết đọc mà chẳng hiểu gì về điều mình đang đọc. Như thế, sẽ làm cho buổi lễ thay vì thành công sẽ luộm thuộm và mất ý nghĩa.

2. Phó ban trách nhiệm về phụng vụ và nghi lễ

Người này phải nắm vững tinh thần buổi lễ, nhất là về phụng vụ và nghi lễ: các bài đọc trong lễ, chọn người có khả năng công bố lời Chúa, soạn và dẫn ý buổi lễ, soạn lời nguyện cộng đoàn, bài hát, cắt đặt giúp lễ và người dâng lễ vật ...

3. Phó ban trách nhiệm về khánh tiết, trang trí

Phần vụ của khánh tiết trang trí là:

- Chuẩn bị lễ đài hoặc bàn thờ.

- Làm biểu ngữ, biểu tượng lễ đài theo chủ đề yêu cầu.

- Chuẩn bị âm thanh ánh sáng.

- Làm bảng chỉ dẫn chỗ ngồi.

- Đón tiếp khách mời - chào mừng khách đến tham dự.

4. Phó ban trách nhiệm về in ấn, giấy mời, xin phép

Người này chịu trách nhiệm về khâu in ấn, xin phép, chuyển giấy mời đến quý khách, trao đổi với đấng bản quyền, ban hành giáo để xin hỗ trợ trong việc xin phép tổ chức buổi lễ, in thiệp mời, chương trình buổi lễ, đồng thời xem xét số khách được mời tham dự là bao nhiêu để in thiệp và chuyển đến quý khách.

- Khi hoàn thành nhiệm vụ được trao, cần bàn với trưởng ban tổ chức và ban ẩm thực để sắp xếp, trù liệu tiệc mừng cho hợp lý tránh phí phạm vô ích.

- Cũng phải liên lạc với các liên huynh để nắm bắt số thành viên tham dự và có kế hoạch dự trù, xử lý kịp thời.

- Cắt cử người dẫn chương trình.

5. Ban y tế, vệ sinh

Thông thường vào một dịp lễ lớn, người tham dự rất đông, nên ban tổ chức phải lo một tiểu ban y tế để lo cấp cứu. Tiểu ban này cần có một phòng riêng trang bị những thứ cần thiết cho công việc.

Vấn đề vệ sinh công cộng cũng rất cần, vì thế cần có nơi để khách tham dự có thể sử dụng khi cần thiết.

6. Ban ẩm thực, giải khát

Tùy nhu cầu, hoàn cảnh và cách tổ chức mà ban ẩm thực phải dự trù.

- Nếu chỉ dùng tiệc trà, thì khâu này không có gì khó khăn.

- Nếu dùng tiệc mặn, ban ẩm thực phải cùng với trưởng ban tổ chức và các cộng sự viên tính toán tiên liệu sao cho bữa tiệc có chất lượng nhưng bớt tốn kém. Nhất là phải dự trù số khách tham dự để không quá thừa hoặc thiếu.

Đây là vấn đề thuộc chuyên môn, nên cần lưu ý đặc biệt để cho khách đến được vui vẻ và khách về cũng vừa lòng với sự tiếp đón chu đáo của chúng ta.

 7. Ban trật tự

 Ban này có nhiệm vụ lo bảng chỉ dẫn ngoài bãi đậu xe, làm thẻ, giữ xe cho khách được chu đáo để khách đến dự lễ được an tâm.

8. Ban văn nghệ

Điều phối và giới thiệu các tiết mục văn nghệ.

 

IV. Lên chương trình cho buổi lễ

Khi các khâu chuẩn bị đã được hoàn tất, ta sẽ lên một chương trình cho buổi lễ. Thông thường cần có những điểm lưu ý sau: địa điểm sinh hoạt, thời gian diễn tiến buổi lễ, chương trình nghi sự ... Tùy từng hoàn cảnh cụ thể, chúng ta linh động uyển chuyển để lập chương trình buổi lễ cho phù hợp, không nên quá chi ly hình thức khiến cho buổi lễ nặng nề, kém phần sinh động.

 

 Gợi ý một chương trình buổi lễ

Chương trình lễ truyền thống tri ân

 - 7h30: Tiếp đón quý khách và anh chị em.

- 8h30: Khai mạc.

- 9h00: Hội thảo, chia sẻ theo chủ đề. Trao bằng, phần thưởng thi đua ...

- 10h00: Giải lao.

- 10h15: Tập hát cộng đồng.

- 10h30: Thánh lễ tạ ơn - Lời cám ơn của ban tổ chức.

- 11h30: Liên hoan - bế mạc.

 

Trên đây là một số gợi ý cho một buổi tổ chức lễ lớn cho huynh đoàn. Tùy hoàn cảnh cụ thể, chúng ta lên chương trình một buổi lễ, sao cho trang trọng, tôn nghiêm, tránh lãng phí và phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của mỗi địa phương.